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3.5 Durchführung von Bürgerbeteiligung

3.5.1 Zuständigkeit

Für die Durchführung eines Beteiligungsverfahrens ist das jeweils federführende Fachamt in Abstimmung mit dem Dezernenten bzw. der Dezernentin zuständig, ggf. mit Unterstützung durch das Büro der Bürgerbeauftragten.
Folgende Aufgaben sind bei der Durchführung von Bürgerbeteiligung insbesondere zu berücksichtigen:
Von wem?
CarstenB, 28.11.2014 16:10
  • Ein Beteiligungskonzept wurde erstellt und liegt vor.

  • Die Umsetzung und Koordination des Gesamtprozesses inklusive der Bürgerbeteiligung erfolgt in Form einer ressortübergreifenden Zusammenarbeit innerhalb der Verwaltung.

  • Die Rückmeldung der Beteiligungsergebnisse an die Bürgerschaft (siehe Kapitel 3.5.2)

  • Die Dokumentation und Bewertung der Ergebnisse erfolgt nach einheitlichen Kriterien (siehe Kapitel 3.5.3)

  • 3.5.2 Entscheidungsfindung und Rückmeldung

    Für die Entscheidung über die Berücksichtigung der Ideen und Anregungen zu einem Vorhaben gibt es zwei Wege. Das federführende Fachamt kann in Abstimmung mit dem zuständigen Fachdezernat
    Verbindlichkeit Leitlinie: Statt 'Das ...kann ... a) ... oder b) ...' besser 'Das ... hat ... a) ...einfließen zu lassen ... oder b) ...vorzulegen ...'.
    Jürgen_F_Schaldach, 29.11.2014 20:24

    a) die Ergebnisse der Bürgerbeteiligung fachlich auswerten und in die Projektplanung einfließen lassen oder

    b) die Ergebnisse fachlich auswerten und den politischen Gremien zur Beschlussfassung vorlegen.

    Das das eine "kann" Regelung ist - kann es auch gar nichts tun? Oder gibt es eine Rückfall-Regel, etwas, was auf jeden Fall getan werden muss.
    CarstenB, 28.11.2014 16:12
    Falls das zuständige Fachamt den Bürgervorschlag in wesentlichen Teilen ablehnt, erfolgt eine Beratung mit dem zuständigen Dezernat. Lehnt auch das wesentliche Teile ab, gibt es eine Erörterungsrunde mit den interessierten Bürgern Eine Mediation könnte sich als weiterer Schritt anbieten, um eine gemeinsame Lösung zu finden. Die Ausschüsse, Magistrat und Stavo müssen die divergierenden Meinungen zu Beratung u. Entscheidung vorgelegt evtl. auch von den beiden Seiten vorgetragen bekommen. Auch eine Bürgerversammlng oder repräsentative Befragungen sollten als Chancen ausdrücklich angeführt werden.
    Peter Gooß, 30.11.2014 02:15
    Das federführende Fachamt hat die Aufgabe, die öffentlichen Darstellung der Ergebnisse des Beteiligungsverfahrens (Rückmeldung) vorzubereiten und ggfs. mit einer Begründung bei Abweichungen vom Ergebnis des Bürgerbeteiligungsverfahrens zu versehen.
    Außerdem ist es Aufgabe des federführenden Fachamtes, die Ergebnisse der Bürgerbeteiligung in die weitere Projektplanung einzubringen und weiterzuverarbeiten.
    Die öffentliche Darstellung der Ergebnisse des Bürgerbeteiligungsverfahrens in die Bürgerschaft kann unterschiedlich erfolgen, sollte aber immer über mehrere der genannten Informationswege erfolgen:
    Verbindlichkeit Leitlinie: Statt ' ...erfolgen, sollte aber ...' besser '... erfolgen, hat aber ... zu erfolgen'
    Jürgen_F_Schaldach, 29.11.2014 20:24
  • Veröffentlichung der Beschlüsse in den Zeitungen

  • Veröffentlichung der Beschlüsse auf der städtischen Webseite

  • Aufnahme der Beschlüsse in den Newsletter „Bürgerbeteiligung“

  • Ergänzung der Magistratsvorlage (falls vorliegend), die online abrufbar ist

  • Bei Beteiligungsverfahren mit kleinerem Beteiligtenkreis sind die Ergebnisse auch schriftlich mitzuteilen, bei großen Bürgerbeteiligungsverfahren wird empfohlen, die Ergebnisse der Beteiligung im Rahmen einer öffentlichen Veranstaltung zu präsentieren.

  • Aufgreifen der Beschlüsse in Stadtteilrunden/ -foren, Kommissionen und Beiräten

  • Weitertragen durch Multiplikatoren (z.B. der Gemeinwesenarbeit) in die Zielgruppen
  • Auslage der Informationen und Newslettern in den Bürgerämtern in den einzelnen Stadtteilen.
    Gerhard Collmann, 15.11.2014 15:14
    An die öffentliche Darstellung der Ergebnisse sollte sich eine Rückmeldung über die Umsetzung der Planungen (Projektinformation) anschließen. Hierfür können die vielfältigen Kanäle der Öffentlichkeitsarbeit genutzt werden. Auch eine weitere Bürgerbeteiligung im Rahmen der Umsetzung ist im konkreten Fall denkbar.
    Verbindlichkeit Leitlinie: Statt '... Ergebnisse sollte sich ... anschließen' besser '... Ergebnisse schließt sich die ... an'. Statt 'Hierfür können ...' besser ' Hierfür werden ...'. Statt ' ... weitere Bürgerbeteiligung ... denkbar' besser 'Die Umsetzung kann durch korrespondierende Bürgerbeteiligung(en) begleitet werden.'
    Jürgen_F_Schaldach, 29.11.2014 20:25

    3.5.3 Dokumentation

    Alle Beteiligungsverfahren werden fortlaufend durch das federführende Fachamt schriftlich dokumentiert. In der Dokumentation kann u.a. nachgelesen werden, welche Argumente aus dem Beteiligungsprozess aufgenommen wurden, welche nicht, und warum nicht.
    Verbindlichkeit Leitlinie: Statt 'In der ... kann u.a. nachgelesen ...' besser 'Die Dokumentation enthält schlüssig und in verständlicher Form, welche ...'
    Jürgen_F_Schaldach, 29.11.2014 20:25
    Für die Dokumentation des Beteiligungsverfahrens wird das Beteiligungskonzept entsprechend überarbeitet (siehe Kapitel 3.4.2). Zusätzlich werden Informationen zu folgenden Fragen dokumentiert, die im Rahmen der Evaluation genutzt werden:
  • Was hat sich bewährt?

  • Welche Anregungen für ähnliche Prozesse lassen sich ableiten?
  • Die Dokumentation umfasst daher folgende Punkte:
  • Titel der Bürgerbeteiligung

  • Kurzbeschreibung (Ausgangsituation, ggf. Historie, Umfeldanalyse)

  • Beteiligungsgegenstand (Woran soll beteiligt werden?)

  • Ziel (Was soll durch Beteiligung erreicht werden?) und Stufe der Mitgestaltung

  • Zielgruppen, die angesprochen wurden

  • Prozessplan (Abstimmung von Planungs-, Beteiligungs- und Rückkopplungs1- sowie Entscheidungsphasen)

  • Eingesetzte Methoden

  • Darstellung des zeitlichen Ablaufs, Finanzierungsplan, Ansprechpersonen

  • Umgang mit Ergebnissen
  • Die nach den aufgestellten Kriterien erarbeitete Dokumentation wird auf der städtischen Internetseite veröffentlicht. Außerdem werden die Dokumentationen im Rahmen der übergreifenden Evaluation und Büergerbeteiligungsberichterstattung aufgegriffen und weiterverwandt (siehe Kapitel 3.7).